Faz algum tempo que não trago assuntos de Lean, então vamos aproveitar este começo de novembro para falar de uma das ferramentas que mais gosto dessa metodologia. Então vamos mergulhar hoje na ferramenta A3 Lean e como ela pode ajudar você a ter resultados melhores.

Dentro do conceito do Lean existem várias ferramentas e ele foi feito para maximizar e otimizar os princípios, de forma que melhore os processos para impactar de forma positiva o seu cliente final.

Quando você trabalha com Lean, você está continuamente procurando formas de melhorar seu processo focando na perspectiva do seu cliente. Então terá um foco em evitar desperdícios, qualidade da produção e a experiencia do cliente em si.

Vale muito a pena se aprofundar nessa metodologia. Para hoje vamos falar de uma única ferramenta que aborda 7 conceitos para solução de problemas. Estes conceitos são:

• 1 – Contexto;
• 2 – Estado Atual;
• 3 – Objetivo;
• 4 – Análise;
• 5 – Estado Futuro / Contramedida;
• 6 – Plano de ação;
• 7 – Acompanhamento/Follow Up;

Também vale ressaltar que todo A3 que você fizer deverá necessariamente ter um Título, um autor que está operando as medidas de solução e um Orientador/Mentor que irá guiar este autor para que o problema seja solucionado.

Ferramenta A3 Lean – Foco na Raiz Problema

O grande foco do A3 é passar pelos 7 passos para resolver os problemas diretamente na causa raiz.

Fazendo uma analogia com a medicina, um médico que não trata uma doença, mas sim os sintomas, está fadado a não curar o seu paciente. Agora um médico que foca na doença para realizar o tratamento irá sem dúvida curar seu paciente.

Na indústria é a mesma coisa, se a conta de água da noite para o dia começou a vir muito mais alta e você decide que a solução é economizar água ao invés de procurar um vazamento, possivelmente terá uma surpresa na próxima conta de água, que também estará bem elevada.

Por isso que o A3 é uma ferramenta tão interessante, ele te ajuda a focar no problema que precisa ser resolvido, este é seu propósito.

Ferramenta A3 Lean – Como fazer o A3

O primeiro passo do seu A3 é identificar seu propósito, o que deverá ser resolvido.

Portanto, colocaremos este problema logo no Título da sua A3. Dessa forma podemos relembrá-lo todas as vezes que forem necessárias, para que não ocorra uma distração sobre o problema real.

Já o Contexto será uma contextualização sobre sua necessidade. Como surgiu, como acontece, o que acontece. Precisa ser uma explicação simples e curta que identifique para qualquer pessoa o que é o problema que está para ser resolvido. Defenda seu tema, fale sobre o histórico.

Agora o quadrante de estado atual será focado para mostra qual a situação da empresa hoje. Para montar esta etapa você precisa entender mais sobre o problema, buscar dados e fatos e destacar o problema que será tratado.

A próxima etapa será Objetivo. Para essa não tem erro, defina as metas que deseja alcançar com a solução do problema usando o método Smart, que já falamos em outros conteúdos.

As metas Smart precisam ser especificas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e precisam ter uma data de término. Se fizer um objetivo seguindo essa metodologia ele ficará muito mais sólido.

A 4ª etapa será a Análise da Causa Raiz. Aqui você precisa vencer a ansiedade de sugerir melhorias antes de estudar as raízes do problema.

Para isto, utilize métodos próprios para isso, tal como, diagrama de Ishikawa, 5 porquês, Árvore de causas etc. Nesta etapa é importante você encontrar as causas raízes que serão tratadas.

Como fazer o A3 – Atacar o Problema

A próxima etapa, agora no lado direito da sua A3 será o passo de propor Contramedidas que ataquem as causas raízes. Desta forma, defina suas Contramedidas, deixe claro as causas raízes a serem mitigadas com cada contramedida e destaque os benefícios esperados.

Lembre-se, um A3 bom é um A3 que é executado, ou seja, você precisa implementar ações para cada Contramedida proposta.

Desta forma o seu plano de ação é essencial. Com ele você poderá planejar essas ações que serão realizadas para agir nas Contramedidas.

Uma dica nesta etapa é começar pelo básico, se pergunte qual é a ação, quem irá executar, quando será finalizada, como será executada a ação. Naturalmente saíra seu Plano de Ação nas respostas dessas perguntas.

E por fim, talvez a etapa mais importante para garantir que seu problema será solucionado. O Acompanhamento.

Planejar é bom, planejar é importante, você ganha muito tempo quando faz um planejamento coerente, porém, o valor de toda a sua estratégia é 0 se não for colocado em prática.

Assim, crie Indicadores para acompanhar a evolução do projeto e seus resultados. Defina reuniões periódicas, crie uma cadeia de ajuda, corrija a rota sempre que necessário.

Com esses passos simples você irá conseguir fazer um acompanhamento de qualidade que vai levá-lo longe.

Ferramenta A3 Lean

Seguindo essas indicações você montará uma super A3 que tenho certeza de que vai corrigir diversos problemas que você tem. Se você gostou desta ferramenta, convido você a pesquisar mais do tema, veja exemplos de A3 no google imagens, se aprofunde e claro, coloque a mão na massa.

Faça seu próprio A3, não se preocupe com ele ficar perfeito de primeira, foque em fazer um documento eficiente primeiro, depois você vai aperfeiçoando.

E claro, qualquer dúvida me chame aqui nos comentários que terei o maior prazer de ajudá-lo.