Desde que éramos crianças temos uma imensa dificuldade para determinar qual tarefa é mais importante e qual deve ser executada primeiro, qual deve ser priorizada e qual deve ser descartada. Esta dificuldade continua a existir até mesmo quando a criança cresce e se torna um empreendedor ou empresário de sucesso. Para auxiliar na tomada de decisão surgiu a famosa Matriz de Eisenhower.

Esta ferramenta é utilizada em todos os segmentos comerciais e industriais. Ela pode ser remanejada para funcionar em qualquer etapa de produção e qualquer fase de nossa vida, seja estudantil ou profissional.

Esta matriz consiste em quatro quadrantes, como você pode observar na imagem abaixo:

Os quadrantes da esquerda tem a característica urgente e os quadrantes da direita a característica não urgente. Os quadrantes de cima determinam as tarefas importantes e os de baixo as não importantes.

Portanto, numerando os quadrantes com 1, 2, 3 e 4 obtemos o seguinte esquema:

Como cada quadrante tem uma característica, explicarei eles separadamente. Após todas as explicações você verá como esta importante ferramenta vai lhe ajudar.

Quadrante 1 – UI

Como a imagem mostrou, a posição do quadrante 1 é na esquerda e em cima. Logo ele será o lugar onde você colocará suas tarefas urgentes (esquerda) e importantes (em cima).

Nesta posição estarão as tarefas que você não pode adiar, afinal são tarefas urgentes, e que você não pode delegar, afinal são tarefas importantes para você, é melhor que você mesmo garanta sua execução para evitar qualquer inconveniência futura.

Um grande exemplo de tarefa importante e urgente seria se na sua facção uma máquina desse problema. Não é algo que pode ser adiado, pois seu funcionário está parado e sua produção com capacidade reduzida até você resolver o problema. Mas também, apesar de ter sua devida importância, não é algo que te ajude de forma direta a alcançar seu objetivo.

Portanto, este quadrado é o famoso do “faça agora”.

Quadrante 2 – NUI

O quadrante 2 está na direita (não urgente) e na parte de cima (importante), ou seja, é nesta posição que você colocará suas tarefas que apesar de serem importantes, elas não apresentam uma urgência imediata.

Este é o quadrante mais importante, as tarefas que você colocar aqui vão sempre favorecer à você em seu autodesenvolvimento. Normalmente estas tarefas do quadrante 2 vão sendo deixadas de lado e com o tempo tendem a serem transferidas para o quadrante 1 a medida que seu prazo começa a apertar e estas se tornam urgentes.

Outro fator que determina este como o quadrante mais importante, o primeiro quadrante você não tem opção, precisa fazer as tarefas no prazo restante para termina-las (o que gera uma redução de qualidade por conta da pressa). Assim que você terminar o que precisa fazer para o quadrante 1, parta imediatamente para o 2 e se dedique à ele. Deste modo você evita que as tarefas se acumulem novamente no quadrante 1.

Este é o quadrante do planejamento, você vai planejar quando fizer suas tarefas para que elas não se tornem urgentes. Trata-se de algo importante, mas também não é urgente, então você pode se dedicar diariamente sem se prejudicar.

Um exemplo de tarefa importante que não é urgente seria o treinamento de algum funcionário. É importante treina-lo para que ele adquira polivalência, mas não é algo urgente com prazo de entrega.

Quadrante 3 – UNI

Este é o quadrante chato, famoso quadrante das interrupções, aquele que mais suga suas energias e te impede de focar no quadrante 2. Como está na esquerda (Urgente) e embaixo (não importante), aqui você deixará suas tarefas que são urgentes, mas não apresentam uma grande importância para que você atinja seus objetivos máximos como pessoa ou empresa.

Como se trata de uma tarefa urgente é inadiável, mas por não ser importante, seu valioso tempo está sendo gasto com algo improdutivo que não gerará resultados em direção à seu verdadeiro objetivo.

Você deve tomar muito cuidado para que não fique o tempo todo apagando os incêndios ao invés de preveni-los. Aqueles telefonemas ou ainda as reuniões improdutivas que se estendem por horas a mais do que foi marcado e mesmo assim não levam a lugar nenhum.

O ideal é que você delegue as tarefas deste quadrante, elas não vão te ajudar em nada, vão apenas tomar seu tempo que poderia ser mais produtivo realizando outra tarefa. Caso não seja possível delegar, de um jeito de executa-las o mais rapidamente possível.

Se for uma reunião, marque previamente o horário de inicio e término desta. Em caso de telefonemas, não os deixe durar uma eternidade, procure sempre ir direto ao assunto ou ainda reserve um período só para ligar para as pessoas, deste modo você será mais produtivo.

Quadrante 4 – NUNI

E por fim, temos a pior posição, o quadrante 4. Localizado na direita inferior, O quadrante reservado para as tarefas que não são nem urgentes e nem importantes. Não só tarefas, mas qualquer tipo de coisa que desvie sua atenção do que está trabalhando, como por exemplo fofocas no local de trabalho, vídeos engraçados, ficar descendo sua timeline do facebook infinitamente e etc.

Basicamente qualquer coisa que você está investindo seu tempo, mas que não está agregando nada nem para você, nem para sua fábrica ou facção deve ser colocada no quadrante 4.

Depois de colocar todas as tarefas do quadrante 4 nele, você basicamente irá descarta-lo. Jogue elas fora, você está apenas perdendo seu tempo com estas atividades. São atividades improdutivas que não devem entrar no seu cronograma.

Mas e o lazer?

Mas e ai o que acontece, Luiz? Nunca mais vou poder entrar no face e olhar as novidades? Trabalho o dia inteiro e preciso de um pouco de lazer pra relaxar a mente e o corpo, devo me privar disto?

A resposta é não. Mil vezes não!! Lazer é muito importante, é tão importante que você irá coloca-lo na sua matriz de Eisenhower no quadrante mais importante de todos, o quadrante 2. Lazer claramente é uma atividade essencial, apesar de não urgente, para o ser humano. Ele é o principal fator de qualidade para nossas ações.

Se nos privarmos do lazer, a nossa eficiência irá cair, nosso rendimento será menor, nosso stress será maior e nossa saúde será pior. Mas também é importante definir o horário para este lazer, não adianta você estar escrevendo um importante relatório para seu chefe e começar a se distrair com o facebook, vendo vídeos engraçados daqueles comediantes de stand up ou qualquer outra atividade.

Algumas horas você precisa permanecer focado, outras você pode espairecer. A hora que você está trabalhando deve ser uma hora de concentração intensa, agora quando você está descansando, nada impede você de entrar no facebook, assistir vídeos de qualquer tipo seja eles de curiosidades, Barbixas, filmes, séries e etc.

UI – UNI – NUI – NUNI

Essa metodologia é utilizada pelos maiores empreendedores que existem atualmente, ela amplia sua produtividade pessoal, fazendo com que você aproveite melhor o seu tempo. Como tempo é dinheiro, é essencial que você aproveite este tempo o melhor que for possível.

A matriz de Eisenhower ou ainda matriz Ui – UNI – NUI – NUNI fica no final esquematizada da seguinte forma:

Portanto, sempre esteja em mente que você deve se dedicar ao segundo quadrante, ele representa o maior volume de tarefas e focar nelas será a melhor saída para que não se acumule toda essa carga no primeiro quadrante e você tenha que fazer tudo correndo.

O quadrante 1 deve ser executado imediatamente, o quadrante 2 deve ser planejado e agendado, o quadrante 3 deve ser delegado e por fim, o quadrante 4 deve ser descartado. Siga estes passos e você estará um passo a frente de seus concorrentes e com um imenso diferencial no mercado.