Sempre falo aqui nos meus artigos, e claro, nos meus vídeos, sobre a importância de se acompanhar os processos de sua fábrica, facção, oficina ou indústria. Agora preciso concordar com você, falar é fácil, o difícil mesmo é bolar uma forma de acompanhar tudo que acontece em sua fábrica sem ficar louco ou contratar um monte de gestores. Todo o contexto do artigo vai de encontro a processos bem acompanhados.
Realmente representa um desafio, afinal estou dizendo que você precisa ter uma presença enorme dentro da sua indústria. Seja ela a sua fábrica, sua facção/oficina ou até mesmo a sua loja. Como você conseguiria gerenciar cada processo, acompanhando de perto e ainda acompanhar os pedidos terceirizados e ainda lidar com todas as questões financeiras e de logística que seu cargo exige?
Pois bem, vou trazer para você algumas ideias para auxilia-lo nesta importante tarefa. Não se preocupe que não terá de colocar nenhum investimento, afinal vou utilizar aqui apenas as ferramentas do excel para melhorar o gerenciamento em mais de 400%. Tenha de fato processos bem acompanhados.
Todas as pessoas possuem uma limitação de dados que consegue analisar e um limite de processos que consegue gerir apenas com sua memória. Agora com utilização de uma planilha de dados este limite deixa de existir. Seus limites param de ser sua memória e se tornam sua organização e conhecimento no software que você está utilizando.
Vou dividir em 3 tópicos para deixar os conteúdos melhor exemplificados. Receio que se deixasse junto poderia fazer uma mistureba em sua cabeça.
Trata-se do primeiro P do PCP, aquele P de produção, aquele P de planejamento. Tenho outros artigos que falo melhor sobre o PCP, caso você se interesse por este importante recurso do mundo da confecção e moda pode ir no meu blog conferir meu trabalho.
Enfim para colocar a produção em uma planilha de excel você deve montar uma metodologia próxima, eu vou postar uma planilha exemplo nos meus vídeos, deste modo vocês podem conferir, mas aqui irei apenas exemplificar como criar sua metodologia.
A utilização de cores diferentes para produtos diferentes é essencial, uma legenda externa ou ainda uma informação no próprio quadrado colorido do produto descrevendo o mesmo irá ajudar você a não se perder. Ou seja, teremos isto aqui, veja:
Importante resaltar que o produto XXX por exemplo está na cor verde e o tamanho não altera a cor deste. Ou seja, independente do tamanho ser P, M, G ou qualquer outro, a cor será verde para o produto XXX.
Essa escolha de cores ajuda a identificar mais rapidamente os produtos em sua tabela.
É interessante colocar um dinamismo em sua tabela de excel de modo que seja colocado todas os processos e que seja feito de tal modo que você possa alterar a posição das peças entre os processos e que esta movimentação cause atualizações em toda sua planilha, assimilando a nova posição do produto em sua linha de produção.
Ou seja, se eu tenho 10 peças no processo de corte, alguma hora elas irão para o processo de costura e nesta hora minha planilha toda deverá ser atualizada automaticamente.
Na hora de você programar a planilha, existem modos de deixar uma informação vinculada com a outra. Caso você não saiba fazer este tipo de montagem, entre em contato comigo que eu te ajudarei, ou ainda, conheço pessoas que realizam trabalhos excelentes com planilhas de excel e terei o maior prazer em passar o contato destas pessoas.
Outra importante informação que deve ser inserida na sua tabela é dados gráficos, você sabe porque? Por que é muito mais fácil você analisar dados gráficos do que dados de numéricos. Você vinculando seus dados numéricos a uma planilha separada de gráficos vai ajudar-lhe muito, acredite.
Além de tudo, estes gráficos vão te mostrar onde está o gargalo de sua produção, permitindo que você utilize as estratégias para aproveitar este fenômeno.
Uma importante informação que você extrai do excel é a data de entrada e saída de seus produtos, assim consegue calcular inúmeras informações importante para seu produto.
Uma segunda planilha essencial para o gestor é a planilha de minutagem. Nesta planilha você colocará os processos assim como os tempos que levaram em cada um destes para cada um dos modelos. Calma, vamos de novo que desse jeito até eu me confundi um pouco.
Primeiro: esta planilha terá todos os processos de produção da sua indústria.
Segundo: cada tipo de peça será separada por cores e com as informações detalhadas dentro do quadrado colorido conforme mostrei acima.
Terceiro: o período que cada modelo ficou em cada segmento será contabilizado.
Quarto: Estes períodos serão divididos por semanas de 5 dias, que são os 5 dias úteis da semana do qual sua fábrica estará funcionando. Caso suas costureiras façam hora extra aos sábados você terá de adaptar sua planilha.
Acho legal que você considere também a eficiência de suas costureiras, adote um valor que você gostaria, a própria planilha te dará o valor real caso você realize as vinculações corretamente, e ai você pode se planejar para fazer o valor real se transformar no valor desejado.
Cronograma
Esta terceira planilha deverá ter um cronograma, mas não qualquer cronograma, e sim um cronograma com todas as fases possíveis que um produto tenha que passar e para cada fase deverá ter um período já pré-determinado que seu produto estará passando por esta fase. Aqui é crucial da fase de ter processos bem acompanhados.
O cronograma deve ser puxado, assim seus funcionários se esforçarão para bater a meta, caso deixe um cronograma folgado, seus funcionários irão ficar mais relaxados e você correrá o risco de se atrasar mesmo assim.
Neste cronograma, acho interessante que você estipule que após o recebimento da matéria prima, não poderá passar 30 dias sem que saia o produto pronto de sua empresa. Caso contrário a sua empresa acaba se tornando pouco competitiva com o mercado e as outras indústrias passarão na frente dela.
Acho que consegui passar todas as informações, claro que só palavras não irão deixar tudo claro na sua mente, pensei em colocar imagens aqui, mas achei mais adequado mostrar em vídeo, assim vocês não terão dúvida nenhuma sobre o assunto e mesmo que tenham, poderão vir me perguntar já com a planilha em mente.
Claro que sua empresa está aberta a trabalhar com qualquer software e isso fica a seu encargo. Eu acho interessante a utilização do Webpic, acho que este software se alinha e se ajusta com eficiência na confecção. Não é um software engessado, e sim bem flexível. Isso a razão do soft para ter sim processos bem acompanhados.
Acredite, utilizar softwares vai te poupar de errar um monte de vezes, sendo que você estará sempre um passo a frente daqueles que não utilizam. Várias vezes o software vai mostrar se é viável ou não fazer um balanceamento ou se é melhor produzir na empresa ou terceirizado para cada pedido que você tiver.
Deste modo, você terá um poderoso aliado para realizar o acompanhamento dos seus processos sem ter que contar exclusivamente com você, mas podendo contar com o excel e ainda qualquer outro gestor que poderá atualizar sua planilha em conjunto com você. Espero ter gostado Processos Bem Acompanhados.
