Boa noite meus amigos, recentemente presenciei uma discussão entre dois profissionais e tive a ideia de compartilhar com vocês. Acho interessante explorar com vocês um pouco melhor o motivo desta discussão, afinal, ela está muito presente no nosso mundo, o mundo da confecção de roupas e vestuário. É super importante avaliar os processos, ante de indicar o Software.

Nestes meus 20 anos atuando na indústria do vestuário eu presenciei as mais diversas situações, inclusive nas minhas consultorias é claro, e por conta destas experiências que eu me desenvolvi e me tornei no Doutor Gestão que vocês conhecem hoje, porém a experiência de hoje é realmente peculiar.

Antes de eu explicar a discussão gostaria de fazer-lhes uma pergunta: O que vocês acham de utilizar um software na sua confecção de roupas ou na facção de vocês? Você acha que é um custo desnecessário? Qual é o melhor momento para implantar um software? Você acredita que o software só se torna realmente útil a partir do momento que a empresa atinge certo tamanho no mercado? O Software pode ser um elefante branco?

Pois bem, vamos retomar estas perguntas no final do artigo e vamos logo para o seu conteúdo que é valiosíssimo!!

Discussão

        A discussão ocorreu entre dois profissionais de um ramo empresarial e o seu motivo foi devido a implantação de um software na empresa deles. Os argumentos do primeiro profissional eram:

• O Software automatiza os processos;
• Tornando as operações mais digitais você consegue medir melhor os resultados
• A empresa está um caos e o software será a saída desse caos para um ambiente organizado.
• O software não tem como prejudicar a empresa, a única desvantagem dele é seu custo, porém, este custo é necessário para que a empresa continue a crescer.

 

Já os argumentos do segundo profissional foram os seguintes:

• O software é perda de tempo para a nossa empresa pois ela é de pequeno porte
• Se tentar inserir o software na empresa será como colocar um elefante branco na sala de estar de uma casa. O software ficará de lado e será um gasto atoa.
• É necessário treinar os funcionários.
• Não há dinheiro para comprar o software neste momento, o melhor a se fazer é aguardar quando ele for realmente necessário.

 

E então?? Qual dos dois você acha que está certo?

A resposta é: os dois estão ao mesmo tempo certos, mas também errados.

O principal problema dos argumentos dos dois é que eles ignoram o fato que o maior problema de se implantar o software é garantir que a empresa esteja toda arrumada e bem estruturada para receber este software. TODOS os outros motivos são de menor complexidade.

Custo elevado? Você pode parcelar o software e ele te dará um retorno financeiro que compensará o seu custo de compra. Treinamento de funcionários? Atualmente os softwares que estão surgindo no mercado estão cada vez mais intuitivos e mesmo os que não chegaram a este nível de facilidades ao usuário ainda assim tem pouca complexidade para se trabalhar.

Enfim passar aqui três passos a serem tomados para a implantação do software. De vários outros tantos passos que eu poderia descrever eu selecionei os três passos que julguei mais importantes e que garantem maior retorno e eficiência do software.

Primeiro passo: 5S

        Já ouviu falar daquela ferramenta 5S? Caso você não conheça tudo bem, eu irei explicar: É uma metodologia de trabalho japonesa que gera uma visibilidade muito superior dos processos da empresa e claro, ela segue a filosofia lean manufactoring, fato este que só promove ainda mais a ferramenta do 5S.

Cada S significa uma palavra japonesa que rege os princípios desta metodologia. O significado de cada S desta ferramenta são:

• Arrumação (Seiri);
• Ordem (Seiton);
• Limpeza (Seiso);
• Padrão (Seiketsu);
• Disciplina (Shitsuke);

 

Como você pode ver o 5 S é basicamente um faxinão que você faz na sua empresa, focando em cada um dos 5S e em seus significados. Os japoneses acreditam que se vocês tentarem fazer qualquer mudança na empresa de vocês sem ter o 5 S já implantado, o esforço para se realizar a mudança será atoa.

Literalmente esta metodologia diz que uma empresa mal estruturada não consegue evoluir e se destacar porque ela sempre estará se esforçando muito para obter poucos resultados. Cada processo há um intervalo de tempo perdido e a empresa nem percebe por que a desorganização reina.

Enquanto uma empresa que atua com o lean manufactoring e o 5S possui tal nível de organização que consegue captar todas as perdas nos processos e transformá-las em produtividade, otimizando os processos e operações.

Portanto, a melhor hora para se implantar um software é após a sua empresa estar bem estruturada e pronta para recebê-lo. Eu gosto de fazer uma analogia para deixar mais bem explicado como funciona esta implantação do software, vamos lá.

Vamos supor que você está reformando sua casa, está pintando a sala, arrumando as paredes, trocando encanamentos e etc. A casa está um caos total!! Você colocaria um móvel ou eletrodoméstico novo nesta casa? Claro que não!! A chance deste equipamento sofrer algum dano é gigantesca!!!

No caso do software é a mesma coisa. Você irá terminar de reformar a casa para depois pensar em comprar móveis né? Então siga o seu próprio exemplo com os softwares. Adquira o software após você ter conseguido estruturar toda infraestrutura da sua empresa e com todas as funcionalidades corretas. Quero dizer, após aquele faxinão que falei anteriormente.

Então para resumir, o primeiro passo é seguir as informações do 5S muito utilizado por empresas japonesas e seu uso no Brasil tem se espalhado muito.

Segundo Passo: Levantamento de história

        Você acompanha o que você tem de aviamentos, matéria-prima e insumos nos seus estoques? É preciso acompanhar absolutamente tudo hein.

Pois bem, quando você irá utilizar o software MRP para fazer a explosão de aviamentos e matéria prima vai precisar que seu estoque esteja redondinho. Eu acredito que a melhor saída para manter seu estoque redondinho e fazer revisões semanais, assim você não deixa juntar trabalho para a última hora e dar chance para o azar.

Este levantamento de história da sua empresa/facção de roupas vai ajudá-lo também na hora de determinar que caminho a seguir, que norte escolher e etc. Vai, pode falar, é no mínimo atraente.

Terceiro Passo: Cronograma

        Essa dica é famosa, já dei ela aqui no canal inúmeras vezes, mas ela é tão importante que me sinto obrigado a repeti-la quantas vezes for necessário.

Vamos supor que você tenha 10 fases para trabalhar em determinado processo, essas fases começam com a chegada da a matéria prima na facção, estocagem, corte, costura, acabamento e mais outras. No total deu 10 fases ok? Só para o exemplo aqui do texto.

Cada uma destas fases tem um tempo e uma importância de ser executada e você como gestor é responsável por estes tempos, cada processo, fase ou execução deve ter seu tempo médio previamente calculado pelo gestor.

Tendo estes tempos é possível fazer o cronograma. Claro você pode utilizar estes dados para montar seu cronograma no papel mesmo, porém o software vai te ajudar muito neste processo. A quantidade de aplicativos, programas e extensões que existe para auxiliar no seu trabalho é imensurável!!

O software também vai calcular para você outras informações como por exemplo a capacidade produtiva e sua importância.  O software também pode te dar a eficiência dos funcionários já que ele analisa o número de pessoas na produção e o tempo da peça.

Agora adianta colocar o software na sua empresa se ninguém souber lê-lo e ninguém souber acompanhar seus resultados? Se sua empresa estiver mal estruturada o software pode até mesmo acabar se tornando um atraso ao invés de ajudar. Você vai tentar controlar seu estoque pelo software e nele estará dizendo que você possui determinada quantidade de materiais no estoque, ai quando você vai ver não tem nada, já acabou faz muito tempo no estoque e você não percebeu por que confiou no software enquanto a empresa não tinha esse perfil ainda.

Um dos softwares mais utilizados pelas empresas hoje é o excel, ele ajuda muito mesmo na produção e é extremamente versátil, mas até mesmo ele pode se tornar um elefante branco caso não seja bem inserido ao longo da sua produção.

É importante frisar que eu, Dr Gestão, aprovo o uso dos softwares, até aconselho, o programa permite você atingir um patamar de qualidade e rendimento que seria impossível obter utilizando a caneta e o papel. Agora eu admito que tentar forçar um novo software na empresa antes de prepara-la para receber este é errado, é improdutível e será perda de qualidade, tempo e dinheiro.

 

Por fim, lembra daquelas perguntas que eu fiz no início deste artigo? Vamos dar uma olhada nelas agora?

• O que vocês acham de utilizar o software na confecção/facção de vocês? – Eu, Dr Gestão, acho maravilhoso, porém é uma ação que exige certo cuidado e preparação.
• Você acha que é um custo desnecessário? – O software vai otimizar seus processos, operações, cronogramas, vendas, recebimentos de materiais e mais outros. O software nunca é um custo desnecessário. Seu uso pode não ser 100% explorado pela empresa, mas ai são outros 500.
• Qual é o melhor momento para implantar um software? – Após o famoso faxinão. Implantar um software antes de você organizar e preparar sua empresa é um dos maiores erros que a humanidade pode cometer.
• Você acredita que o software só se torna realmente útil a partir do momento que a empresa atinge certo tamanho no mercado? – Não, qualquer empresa pode utilizar um software independente de seu tamanho. É até aconselhável que se utilize antes este software para assim não ser um choque tão grande implantá-lo no futuro.
• O Software pode ser um elefante branco? – Sim!! Sem dúvida!! O software consegue ser um super elefante branco se você tentar colocá-lo no momento errado, quando sua empresa não está preparada para recebê-lo.

 

E então? Você tem uma empresa e quer utilizar os softwares para crescer? Aprovo 100%, mas somente se você arrumar sua casa primeiro e depois ir atrás desse software.