O conteúdo de hoje irá focar na importância de saber o fluxograma da sua empresa e claro, de manter ele atualizado conforme as mudanças surgem. Com o fluxograma você saberá como funciona as fases e o que fazer quando aprovado ou não aprovado.

É muito comum você encontrar fluxogramas feitos com auxílio de softwares próprios para este tipo de tarefa. Porém antes de você partir para este processo você precisa arrumar sua empresa.

Quanto a arrumação da empresa, não tem forma melhor de fazê-la do que utilizando a ferramenta 5s. Caso precise de um pouco de ajuda quanto a isso, procure nos meus conteúdos que eu já gravei e escrevi muita coisa sobre isso.

Após você trabalhar com as ferramentas 5S e fazer o famoso faxinão, aí sim eu te aconselho a montar os fluxogramas da sua empresa com auxílio de um software.

Claro, não precisamos apelar para um software muito complexo, posso indicar o software Bizagi para vocês que é muito bom para fazer fluxogramas, porém gravei um conteúdo em vídeo que eu mostro o fluxograma no próprio Excel, onde vejo o que acontece com cada ação caso aprovado ou reprovado.

Também acho válido que você explique os fluxogramas que forem feitos aos seus colaboradores, de forma que todos fiquem na mesma página.

No excel você pode separar os fluxogramas que você tem em diferentes abas, onde o nome delas é o tema do fluxograma. Uma dica rápida para organização caso você resolva fazer pelo Excel.

Também já vi fluxogramas feitos pelo word e Power point, apesar de que estou mais acostumado aos feitos em Excel.

Mas deixe-me explicar melhor como funciona um fluxograma antes de entrar nos exemplos:

Normalmente o fluxograma começa da esquerda ou de cima e caminha para direita ou para baixo, pelo menos aqui nos países ocidentais. Cada atividade é ligada por uma ou mais setas que mostram qual atividade virá a seguir.

Na imagem acima vemos que a primeira atividade é receber o pedido e em seguida temos uma pergunta: “Produto disponível?” veja que dessa caixinha em formato de losango temos 2 setas saindo e com textos, uma com não e outra com sim.

Ou seja, dependendo da resposta da pergunta você vai para um lado do fluxo ou para outro. Se responder não você vai para a atividade de informar produtos disponíveis, se a resposta for sim a próxima atividade vai para receber pagamento.

Acho que ficou bem claro para quem não conhecia, mas qualquer coisa coloque sua dúvida nos comentários que eu responderei com o maior prazer.

Agora que já falamos sobre como funcionam os fluxogramas, vou usar de exemplo um fluxograma para produção de terceiros que eu tenho.

A atividade que dá início a este fluxograma é a aprovação do modelo. Já neste ponto temos duas opções: Aprovação de ficha desenvolvimento e em seguida ir para o cadastro no COLL ou podemos ir da aprovação de modelo direto para o cadastro no COLL, este fluxo tem essas duas alternativas.

Olhe o print deste fluxo de produção para terceiros aqui para vocês, porque ele tem uma peculiaridade muito interessante.

Após este cadastro no COLL temos 2 atividades para seguir que podem seguir em paralelo. Podemos seguir pela ficha técnica + compras mais materiais especiais que em seguida vai para o pedido de compra e finaliza com o departamento financeiro e com PCP.

Mas também temos um segundo caminho, cadastrar quadrante, pedido de compra e produto. Neste segundo caminho temos que o pedido deve conter dados do produto, fornecedor e dados comerciais e há uma bifurcação onde é feito o início da produção e o envio dos materiais.

Aí o fluxo segue normalmente, a próxima atividade seria o agendamento e entregas do produto e em seguida a revisão para aprovação.

Caso esta revisão não seja aprovada nós voltamos para a etapa de início da produção com pedido + peça piloto + materiais. Esse reprovado pode ocorrer por diversos motivos, tais como, faltou insumo, a peça piloto ficou com algo faltando, alguma coisa deu errado na produção etc.

Agora se for aprovado nessa revisão então eu consegui, vou para a etapa de receber, separar a mercadoria e enviar para a loja.

Caso eu tenha inserido o fluxograma aqui você vai reparar que ele tem várias cores nas caixinhas. É importante ter uma legenda explicando o que cada cor significa.

Para este fluxograma em questão as cores representam os diferentes departamentos que participam neste fluxograma. Aqui temos 5 elementos: Estilo, fornecedor, almoxarifado, expedição e PCP.

Você percebe a importância de saber o fluxograma da sua empresa, não 1 ou 2 deles, mas todos eles. Assim nem você nem seu funcionário vai ficar com dúvida quanto ao que especificamente precisa fazer.

Qualquer situação que ele se deparar é só lembrar do fluxograma que terá a próxima atividade já determinada para ele. Isso evita burocracia, caso o líder ou o dono da empresa fique doente não tem problema porque todos tem em mente o processo que devem executar.

Mas e você, sabe os fluxogramas da sua empresa? Viu valor neste conteúdo que postei? Comente aqui embaixo para eu ter o seu feedback deste conteúdo.