Reunião Produtiva-Dr Gestão

Reunião Todo mundo sabe como é ruim aquelas reuniões que se entendem por horas e não chegam a lugar algum. No final da reunião todos estão no mesmo ponto de partida, mas com horas perdidas com conversa furada e assuntos que não tinham nada ver com o que devia ter sido a pauta. Um completo atraso.

Uma das melhores formas de resolver os problemas da sua empresa que envolvem múltiplas áreas da mesma é realizar uma reunião com os envolvidos no assunto específico e tratar de tudo diretamente com eles.

Nesta conversa deverá ter o gestor, gerente ou mesmo o líder que será responsável pela resolução do problema em pauta e aqueles que são responsáveis pelo problema, seja eles subordinados, terceirizados, outras equipes, outros gestores e etc.

Improdutividade da reunião

O problema dessas reuniões é a procrastinação. Todos os presentes tem uma forte tendência a se distrair do assunto principal que deveria receber 100% do foco das pessoas ali presentes e passam a falar de qualquer outro assunto de igual importância ou não.

Assim, a solução do problema se adia infinitamente, mas o tempo não, gerando atrasos e atrapalhando todos os processos da sua empresa. No final do dia você terá um dia improdutivo, um problema não solucionado e um conjunto de pessoas com seus respectivos trabalhos atrasados, pois desperdiçaram o dia.

Como transformar uma reunião improdutiva

Essa improdutividade toda está diretamente ligada à falta de objetividade e falta de foco. Antigamente para evitar estes dois males era utilizado a ata, um livro preto no qual era colocado os assuntos, pessoas e prazos das reuniões.

Como atualmente temos a internet muitas empresas substituíram aquele método antigo do livro preto para fazer esta organização online, criando assim a famosa ata digital.

Como fazer esta ata?

Inicialmente determina-se o assunto que será tratado, não um assunto muito abrangente, nessa hora precisa ser um assunto específico, um ponto isolado do problema. Não dá pra apagar o incêndio todo em uma única reunião, mas pode se apagar pontos isolados que o incêndio vai diminuir até um dia ser extinto.

Em seguida determinamos o prazo de entrega. Muita atenção nesta hora, pois ela acaba se tornando o calcanhar de Aquiles de muitos empresários, empreendedores, gerentes, faccionistas e diretores, ou seja, é a fraqueza dos grandes chefes das empresas. E mesmo tomando todo o cuidado com o prazo de entrega, ainda somos pegos desprevenidos em datas festivas, tais como Natal e ano novo.

Depois de determinar o prazo de entrega, precisa se marcar uma data para sua ata e também um período do qual ela ocorrerá, um horário de inicio e um horário de término. Por exemplo das 15 horas as 16 horas.

Por fim você coloca o número da página que está a ata e o local onde a reunião será realizada. Caso a ata seja mais de uma folha você também deve deixar isto anotado neste espaço.

Sua ata está feita, você pode até propor algumas informações a mais para torna-la mais completa como nome dos envolvidos e lista de presença ou ainda qualquer outra alteração que agregue valor a sua reunião. Lembrando que precisa ser uma coisa simples, complexidade pode comprometer a objetividade que você tanto procura.

Ata

Logo, uma ata tem os seguintes trechos:

  • Prazo de entrega ou ainda prazo de solução do problema;
  • Assunto a ser tratado (relacionado com o problema que precisa ser solucionado);
  • Número de páginas;
  • Período de inicio;
  • Período de término;
  • Local da reunião;
  • Nome dos envolvidos;
  • Lista de presença;

Plano de ação

Depois de montada a ata você vai precisar criar um plano de ação. Por exemplo você está tendo uma produção baixa? Como solucionar este problema? Melhorar sua produtividade, este será seu plano de ação que será proposto para os envolvidos.

Nomeie um responsável pela garantia de que o plano de ação será implantado e levado a cabo.

Agora suponhamos que tenhamos determinado um prazo de 1 mês e com inicio dia 20/12/2017 para que este inconveniente seja solucionado. Portanto no dia 20/01/2018 o problema não pode existir mais, caso ainda exista, algo está errado e precisa rever seus processos.

Múltiplos problemas

Lembre-se de cuidar de um problema por vez, pode cuidar simultaneamente de todos eles? Pode, mas durante a reunião sobre o problema numero 1, não mencione o 2, 3 e 4. Foque em um ponto, depois passe para outro e mais outro e assim, muito em breve você terá cuidado de todos.

Colocar múltiplos assuntos na mesma ata é inadmissível, você vai se enrolar e ser improdutível, faça alguma forma de separação, ou por páginas ou por atas, mas cuide de cada tema em um período diferente.

Por exemplo, das 16h as 17h será focado no problema de prazo de entrega, das 17h as 18h o foco será em qualidade e das 18h as 18:30 será direcionado ao maquinário.

Essas ações são muito eficazes, você finalmente irá resolver aquele assunto especial que está atrapalhando sua empresa a vários semestres, toda reunião semestral você percebe que ele continua lá, mas não consegue cuidar dele.

Ata digital

Uma grande vantagem da ata digital é que pode ser acompanhada por todos os envolvidos, de modo que todos tenham conhecimento do que será tratado e a ordem dos assuntos, onde será e quando será realizada a reunião.

Usar o Googledrive ou Onedrive da Microsoft para manter este documento online e deixar todo mundo inteirado dos assuntos e dos eventos e assim todos se programarem para não surgir nenhum inconveniente de última hora.

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